Zarządzanie czasem to dla wielu osób po prostu planowanie przyszłości. Wyobrażamy sobie wspaniałe rzeczy, stawiamy cele, określamy je zgodnie z zasadą SMART, niekiedy zgodnie ze SMARTS. Patrzymy na kalendarz i widząc jak wiele czasu pozostało do końca roku czujemy przypływ sił. Następnego dnia też planujemy, robimy linie czasu, wpisujemy ważne daty w terminarze, może z zapałem wypełniamy Remember The Milk. A potem przychodzi rzeczywistość. RTM jest przepełnione zadaniami zaległymi, z niechęcią spoglądamy w kalendarz, skrzynka mailowa jest zapchana, wiadomości w innych miejscach w sieci zapomniane lub nawet nieprzeczytane. Czas przelatuje szybciutko przez palce.
Zmiana - choć pożądana i wymarzona - oddaliła się i prawdopodobnie już nie jest tak realna...
Jeśli choć raz doświadczyłeś czegoś takiego, oznacza to, że spotkało Cię to, co spotyka niemal każdego człowieka, który pragnie od swojego życia czegoś więcej. Dokonywanie zmian w życiu, regularne zarządzanie czasem, życiem i sobą to ciężka praca, wymagająca, ale i nieprawdopodobnie satysfakcjonująca. Jeśli chociaż raz zaniechałeś zmiany - witaj - każdy z nas miał takie chwile.
Era efektywnego zarządzania czasem trwa, zmienia się, pojawiają się nowe możliwości, w naszych telefonach działają fantastyczne aplikacje, codziennie rodzą się nowe (podobno) przydatne strony, obsługujące zabieganych użytkowników. Autorzy, wieloletni praktycy zarządzania dniem codziennym, wydaja mnóstwo książek, w których istnieje wiele technik, wspomagających efektywność.
Jak zarządzać sobą w czasie i własnymi celami? Jak organizować swój dzień tak, aby zbliżać się do zawodowych i prywatnych celów? Oto moje propozycje, wyciągnięte wprost z najlepszych metod. Spróbuj zastosować wszystkie, a każdy Twój dzień będzie obfity w satysfakcję i osobiste sukcesy.
1. Przygotowanie ulubionych narzędzi. Zadbajmy o to, abyś zawsze mieć przy sobie notatnik i długopis, które przydadzą się w chwili, gdy będzie trzeba coś zapisać. Przydatny będzie też niewielki kalendarz. Nie można zapominać też o odpowiednim systemie, dzięki któremu będziesz mieć możliwość zarządzania wielką ilością naszych zadań. Ważne jest, aby po prostu lubić korzystanie ze takich narzędzi -gdy będziemy z chęcią do nich wracać, organizowanie czasu będzie łatwiejsze i szybsze.
2. Zapisywanie. Siłą osoby, która fantastycznie panuje nad swoim czasem, jest zwykłe zapisywanie wszystkiego, co istotne. Zbytnie zaufanie własnej pamięci często jest zwodnicze. Jeśli nie zapiszemy kolejnego zadania do wykonania, może zdarzyć się tak, że przypomnimy sobie o nim w najmniej sprzyjającym momencie.
Podoba mi się idea Davida Allena, twórcy metody Getting Things Done, który uznał, że wprowadzenie ładu w naszych życiach jest możliwe w sytuacji, gdy wyrzucimy ze swojej pamięci wszystkie możliwe zadania do wykonania. Bez względu na ich ważność, na termin realizacji, trudność. Wystarczy przez kilkanaście minut zastanowić się "Co jeszcze mam do zrobienia?". Nie analizować, ale szukać wszystkich możliwych, zapomnianych zadań. Takie oczyszczanie umysłu działa jak zimny prysznic po upalnym dniu - szybko pojawia się ulga i gotowość do działania. W innym poście zamieszczę informację o niesamowitym działaniu Zen Coachingu i metodzie Kåre Landfalda, która może niesamowicie zmienić życie i spojrzeć na nie z zupełnie innej perspektywy. Ale teraz wróćmy do wpisu dla typowych praktyków, którzy pragną szybko doświadczyć twardych rezultatów swoich działań.
3. Najpierw to, co najważniejsze. Ustalanie priorytetów to nie nudne i czasochłonne działanie. Ludzie sukcesu opanowali tę technikę do perfekcji, wiedząc, że najwięcej osiągną tylko wtedy, gdy na początku zrealizują strategiczne zadania. Dlatego warto spojrzeć na listę swoich działań i zastanowić się, które z nich sprawi, że osiągnę sukces. Wystarczy wybrać 5 takich zadań (oczywiście na sam początek, po to, aby się "rozgrzać") i zrealizować się na samym początku. Zawarcie umowy z samym sobą bardzo pomaga - nie zaczynamy niczego innego jeśli nie zrealizujemy tych 5 najważniejszych zadań.
4. Skup się na jednym zadaniu. Mitem współczesnego świata jest założenie, że osoba działająca najbardziej efektywnie to ta, która wykonuje kilkanaście rzeczy na raz. Podczas pracy nad projektem wykonuje telefony, robi sobie herbatę, ucina pogawędki. Prawdą jest jednak to, że tylko w sytuacji, gdy w pełni poświęcamy się jednej rzeczy, działamy szybciej. Każde rozproszenie koncentracji sprawia, że nasza efektywność spada, kreatywność jest zaburzana, a w rezultacie termin zakończenia zadania się oddala. Dlatego podczas pracy nad swoim zadaniem należy skupić się tylko na nim. Warto określić dokładne ramy tych działań, np. ustalić, że zrobimy sobie tę herbatę, ale po zakończeniu kolejnego etapu prac. Nie odbieramy telefonów, nie zaglądamy do portali społecznościowych, nie sprawdzamy maila. Kończymy to, co zaczęliśmy.
5. Trzeba zawsze kończyć. Największą efektywnością cieszą się ludzie, którzy kończą swoje działania. Jednak największym problemem osób, które zaczynają organizować swoje życie i czas, jest dość ogólnikowe definiowanie swoich zadań. Niezawodnym sposobem na kończenie swoich zadań jest konkretyzowanie zadań. Jeśli naszym celem jest napisać artykuł - warto określić ile powinniśmy zrobić na dzień dzisiejszy - pięć stron, dziesięć? Kończmy nasze zadania, a satysfakcja będzie pewna.
6. Wyrzucanie. Wielu praktyków efektywnego zarządzania sobą w czasie podkreśla znaczenie osobistej konsekwencji. Jak ją osiągnąć? Wystarczy wyrobić sobie nawyk wyrzucania: niepotrzebnych papierów, zużytych notatników, zeszytów, w których zapisane rzeczy nie mają żadnej wartości. Warto również robić od czasu do czasu wielki remanent swojego życia, a także jego "papierowej" części. Przejrzenie wszelkich notatek z ostatnich tygodni (może zapisaliśmy tam coś, co jest istotne, jakieś zadanie do wykonania, zobowiązanie, o którym moglibyśmy zapomnieć?), wyrzucenie niepotrzebnych broszur, kartek, gazet sprawi, że nie tylko nasze otoczenie będzie czystsze - w rezultacie również nasz umysł. Należy pamiętać, że każda rzecz, która zaburza porządek naszego świata, burzy też harmonię naszego umysłu.
7. Wczesny poranek. Okazuje się, że osoby, które osiągnęły w życiu najwięcej to te, które wstają bardzo wcześnie rano. Piąta to za wcześnie? Może to być siódma rano - ważne, aby dotrzymać kroku tym, dla których sukces to chleb powszedni. Ranek to idealny czas na kilka ćwiczeń rozciągających, na spokojne przygotowanie się do dnia, w którym zrealizujemy wszystko, co mamy w planach. Jeśli budzimy się około 10 - tracimy najlepsze godziny dnia.
8. Wykorzystanie luk w ciągu dnia. Praca pracą, ale wiele zadań wykonujemy poza nią. Mamy ochotę przeczytać ciekawą książkę, od dawna nie przeglądaliśmy specjalistycznych czasopism, powinniśmy wykonać kilka telefonów, ale właściwie.. nie ma kiedy. Jednak na wszystko możemy znaleźć czas. Jeśli nasze zadania będą zapisane za każdym razem, kiedy pojawią się w naszym umyśle, a następnie wykonane w chwilach oczekiwań (w kolejce u dentysty, podczas przedłużającej się podróży pociągiem, w autobusie i innych sytuacjach), kolejne zadania znikną z listy spraw do załatwienia.
I pamiętaj!
Wszystkie zmiany, które chcesz wprowadzić w swoim życiu mają być Twoim wyborem i Twoją decyzją.
Głęboka zmiana wymaga spojrzenia w siebie i rozpoznania swoich potrzeb.
Zmiany wprowadzaj dla siebie!